普段書類や用紙を入れるものとして封筒を気軽に使用していますが、実は封筒には種類があり、用途に応じて使い分ける必要があります。
今回は 退職願 を入れる 封筒 について説明をいたします。
退職願を入れる封筒の選び方と決まり
退職願と退職届の違い
退職願とは会社の指示ではなく、自分の意志で会社を辞める時に提出する書類であり、契約期間満了時や、事業主からの解雇の場合は必要ありません。
また退職届と退職願は違うもので、退職届とは会社によって所定の用紙があり、退職が認められた時に社内での手続きとして必要な書類であり、まずは退職願を提出して、退職届に記入するという順番になります。
そして公務員の場合は退職願ではなく辞職願となります。退職願と退職届の大きな違いは、退職願は大抵直属の上司に提出し、その後人事権を持っている人が確認し、会社が退職を承認したことを本人に告げられて雇用契約が終了となりますが、それまでは退職願を撤回することができます。
しかし退職届は提出した時点で雇用契約が終了となり撤回はできません。1字の差でこんなに違いがあることを覚えておいてください。
退職願を入れる封筒の大きさ
正式な書類を入れる場合には、便箋と封筒の大きさに気を付けましょう。
退職願を書く便箋の用紙がB5サイズの場合は長形4号の封筒を選択し、B5用紙を3つ折りにして入れます。また便箋がA4サイズの場合は、長形3号の封筒を選択します。
B5サイズの便箋に長形3号の封筒を選択することは問題ないのですが、A4サイズの便箋を使用する場合に、長形4号の封筒を使用するといった、封筒に合わせ無理やり書類を小さく追っていれるようなことはビジネスマナーに反しますのでやめましょう。
退職願はお願いという気持ちを表すものであり、謙虚な姿勢が大事です。
退職願を入れる封筒の色
ビジネスで使用する封筒の場合は、色の選択に気をつけましょう。
退職願を入れる封筒は白色で、郵便番号を記入しないタイプの封筒が一般的です。ビジネスでよく使用する茶封筒は、領収書や事務用の書類を入れるのには適していますが、退職願を入れる封筒としては、カジュアルになってしまいます。
退職願を入れる封筒の書き方と注意点
封筒の表の中央に「退職願」と記入し、封筒の裏面の左下に自分の所属する部署名と名前を記入します。またパソコンなどは使用せず、サインペンやボールペンを使用し、縦書きの楷書で丁寧に書きましょう。
最近では消すことができるボールペンが出回っていますが、退職願などの正式な書類には使用してはいけません。トラブルがあった場合には、日にちが改ざんされる可能性があります。
そして中に退職願もしくは退職届の用紙を入れたら、のりづけはせず直属の上司に直接渡しましょう。また退職願は念のためコピーをとっておくことをお勧めします。もしトラブルになった時にコピーが役にたつことがあります。
退職願を郵送する場合
退職願や退職届は直属の上司に手渡しすることが原則ですが、急な事故や病気などの場合、郵送での提出となることがあります。その場合ですが、退職願と書いた封筒より一回り大きい郵便番号つきの封筒を用意します。
退職願の封筒が長形4号の場合は、長形3号の封筒を用意し、長形3号の封筒であれば、角形5号となります。
そしてその封筒に退職願と添え状を入れ郵送します。添え状は誠意の気持ちが伝われば良いので、特に形式はありません。郵送する封筒の宛名の左下あたりに赤色で親展と入れましょう。
親展とは郵送した相手本人のみが開封できるという意味で、むやみに他の人は開封できません。そして退職願と書いた封筒の上に添え状を入れることで、外側の封筒から退職願と書いた封筒が透けないことの役割も果たします。
まとめ
退職願を入れる封筒の選び方と決まり
退職願と退職届の違い
退職願を入れる封筒の大きさ
退職願を入れる封筒の色
退職願を入れる封筒の書き方と注意点
退職願を郵送する場合